REVOLUSI TEKNOLOGI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

Teknologi Informasi merambah hampir ke semua sektor kehidupan, teknologi ini mengubah cara kita memperoleh sumber-sumber informasi  menjadi lebih cepat, akurat dan yang lebih penting lagi menyediakan banyak sumber informasi yang bisa di akses secara real time, dimana informasi-informasi itu pada akhirnya  berkontribusi besar pada keefektifan proses belajar atau pun penambahan pengetahuan

Revolusi Teknologi Informasi di Perpustakaan

Teknologi ini pada akhirnya diterapakan juga di perpustakaan-perpustakaan,  aplikasi dari sumber informasi elektronik telah merubah fungsi perpustakaan dari manual ke digital di seluruh belahan dunia.  Revolusi teknologi informasi di perpustakaan tidak hanya merambah pada penyediaan kataog elektronik, tapi juga pada berbagai macam variasi layanan berbasis elektonik lainnya, seperti  indexes, basis data,  CD-ROM, Internet,atau bebagai macam buku elektronik, jurnal, surat kabar bahkan koleksi manuskrip dari perpustakaan yang lain.

Perpustakaan Tradisional menggunakan media konvensional seperti kartu, microfilm atau pun kumpulan cuplikan artikel untuk menyimpan material informasi,  proses ini membutuhkan waktu pengerjaan yang cukup lama, dengan biaya uang tidak sedikit, yang menjadi permasalahan kemudian, akses pada sumber-sumber informasi tersebut sangatlah terbatas, jika anda memerlukannya maka harus mengunjungi gedung perpustakaan yang bersangkutan. Teknologi informasi dan komputer membawa terobosan baru dimana sumber-sumber informasi menjadi tidak terbatas,  dan dapat di akses kapan saja, apa yang harus di tempuh selanjutnya adalah sebuah proses yang menstandarisasi kegiatan tersebut, dengan mengadopsi standar-standar yang telah ada sebelumnya.

Teknologi Informasi adalah istilah umum yang menjelaskan teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi [1]. Teknologi Informasi menyatukan komputasi dan komunikasi berkecapatan tinggi untuk data, suara, video atau pun gabungan antara ketiga nya secara bersamaan, penggunaan teknologi informasi bukan hanya menggunakan media komputer saja, tapui juga telepon, TV, telepon genggam, hingga peralatan rumah tangga lainnya.

Terdapat dua komponen utama teknologi yang biasa digunakan untuk teknologi informasi, yaitu teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

·         Teknologi Komputer

Komputer (computer) diambil dari bahasa latin yaitu to compute, yang berarti menghitung, kata komputer awal nya digunakan untuk identitas pekerjaan seseorang yang pekerjaan nya melakukan perhitungan matematika, baik itu dengan menggunakan atau pun tanpa alat bantu, namun demikian pada akhirnya komputer (conputer) menjadi identik dengan mesin yang biasa digunakan untuk menghitung

Komputer adalah mesin yang bisa digunakan untuk membantu pekerjaan sehari-hari terutama yang berhubungan dengan data, memiliki kemampuan untuk bisa di program dan menjalankan beberapa perintah sekaligus secara bersamaan, dimana berbagai macam data itu pada nantinya di olah dan dimanipulasi menjadi sebuah bentuk informasi yang dapat kita manfaatkan.

·         Teknologi Komunikasi

Biasa juga disebut dengan teknologi telekomunikasi, terdiri dari sistem pemancar, penerima, dan peralatan untuk memodulasikan sinyal untuk dapat berkomunikasi pada jarak yang jauh. Contoh yang sering kita lihat dan gunakan antara lain radio, telepon, dan televisi, seiring dengan perkembangan jaman, pada akhirnya ditemukan teknologi komunikasi yang bisa digunakan oleh komputer, biasa juga disebut dengan jaringan komputer. Jaringan komputer sendiri merupakan sistem komunikasi yang dapat menghubungkan dua komputer atau lebih, dalam skala yang lebih besar biasa juga disebut dengan internet.

Teknologi Informasi yang banyak digunakan biasa nya merupakan gabungan dari teknologi komputer dan komunikasi, jaringan komputer merupakan salah satu bentuknya, jaringan komputer memungkinkan kita untuk dapat saling menggunakan source (sumber) secara bersama-sama dalam waktu yang sama pula, pada  dasarnya penggunaan jaringan komputer di tujukan untuk sebuah sistem client-server dimana dalam satu jaringan setiap komputer yang terhubung memiliki peran masing-masing sesuai dengan fungsi nya, oleh karena nya di perlukan pengaturan sistem yang memungkinkan untuk dapat menjalankan program dalam sebuah server dan dapat pula dijalankan di masing-masing client dengan tidak melebihi kewenanangan yang diberikan.

Sistem client-server memungkinkan penggunaan sistem operasi yang berbeda pada tiap-tiap client,  atau pun antara client dan server , akan tetapi harus ada serangkaian aturan yang memungkinkan server  untuk dapat menyediakan layanan yang dapat di akses oleh client, meskipun berbeda platform sistem operasi, pada skala yang lebih besar fasilitas internet dapat digunakan untuk bisa mengkomunikasi kan komputer server  dan  client meskipun berada pada jarak yang jauh, penggunaan program berbasis web menjadi salah satu solusi permasalahan, mengenai bagaimana cara berkomunikasi antara client dan server  dengan memanfaatkan penggunaan teknologi internet.

Preservasi dari Informasi elektronik

Perpustakaan bertanggung jawab untuk  memelihara informasi elektronik  seperti hal nya pada material cetak dan format lainnya,  prioritas harus diberikan pada produk lokal dan sumber yang unik, yang sangat berharga, dan tidak mungkin digantikan melalu pengertian komersial biasa. Perhatian khusus  harus diberikan pada informasi elektronik pada pengembangan perencanaan  preservasi untuk perpustakaan.  Sumber-sumber elektronik di definiskan sebagai pekerjaan yang di kode ulang, dan menjadikannya tersedia untuk di akses dengan mengggunakan perangkat komputer. Kedua nya termasuk data online dan data elektronik dalam bentuk fisik, seperti CD-ROM.

Permintaan pada sumber elektronik online atau pun yang berbentuk fisik, akan disediakan oleh apa yang perpustakaan terima, melalui berbagai macam proses akuisisi atau melalui kontrak resmi, lisensi dan perjanjian lainnya dari penyediaan sumber-sumber elektronik.

Akses ke Sumber-sumber elektronik

Sumber-sumber elektronik bisa di sediakan melalui berbagai macam mekanisme tergantung dari bagaimana cara kerja dan perangkat apa yang disediakan, didasarkan pada kebutuhan yang akan digunakan oleh perpustakaan, antara lain :

1.       Single Workstation

·         Penggunaan akan terbatas pada komunitas pengguna yang sedikit/khusus

·    Kemampuan pencarian/pemulihan mungkin membutuhkan bantuan dari staf/pustakawan

·         Ruang hanya tersedia di tempat-tempat tertentu

2.       LAN Perpustakaan

·         Program/produk digunakan oleh pengguna secara bersamaan

·         Lisensi memperbolehkan akses secara remote dari komputer lain

·         Keamanan di perlukan untuk pengaksesan dan tempat media penyimpanan program

3.       Sistem remote atau pun gateway (didasarkan pada kontrak)

·         Akses terbatas pada gateway  (contoh nya : junal berbayar)

·         Gateway menyediakan akses yang paling efisien untuk mengurangi komputer dan bantuan staf untuk dapat mengakses dan mengolah sumber-sumber informasi, karena pemeliharan sistem tidak dilakukan secara lokal (oleh penyedia layanan).

Koleksi Virtual di Perpustakaan Digital

Kegiatan penyebaran informasi yang dilakukan oleh perpustakaan yang dilakukan secara manual pada akhirnya dirasakan cukup menyita waktu dan tenaga, Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan diatas adalah dengan membangun sebuah perpustakaan digital. Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital

Tantangan baru teknologi informasi khususnya untuk para penyedia informasi adalah bagaimana menyalurkan informasi dengan cepat, tepat dan global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang keberadaannya sangat penting di dunia informasi, mau tidak mau harus memikirkan kembali bentuk yang tepat untuk menjawab tantangan ini

Beberapa pertimbangan dalam merencanakan sebuah proses digitalisasi di perpustakaan :

a.    Idealnya dibangun sesuai dengan karakteristik perpustakaan yang bersangkutan, dan pengguna sebagai subyek dari proses digitalisai.

b.    Proses sistem, yang dapat dengan mudah diadaptasikan kepada karyawan/staff perpustakaan.

c.     Teknologi, baik itu teknologi perangkat keras, mau pun teknologi pembangun perangkat lunak yang digunakan nantinya.

d.    Standarisai materi digitalisasi perpustakaan

e.    Daya guna dan tepat guna

f.     Ketersediaan dana

 

Manfaat Implementasi Digital Library

Adapun tujuan utama implementasi perpustakaan digital sebagai berikut :

a.    Mempermudah pengaturan dan penyimpanan dokumen/data Karya Ilmiah, skripsi , tesis , disertasi,  e-book, hasil penelitian dan lain sebagainya

b.    Menyediakan akses bebas dan terbatas atas sumber-sumber pengetahuan

c.     Peningkatan produktifitas, melalui Digitalisasi perpustakaan, waktu perjalanan pengguna mencari full text koleksi dapat direduksi sehingga produktifitas pengguna tidak akan hilang karena kegiatan perjalanan yang dilakukannya

d.    Efisiensi, proses pencarian koleksi dapat dilakukan dalam waktu yang relatif singkat, selain itu juga tidak memerlukan penggunaan ruangan yang luas

e.    Bagi pegawai/staf perpustakaan hal ini merupakan sebuah inovasi yang dapat meningkatkan nilai tambah bagi perpustakaan, dan nilai kompetensi bagi karyawan perpustakaan

Ketika perpustakaan tradisional berevolusi untuk menyediakan layanan untuk membuat konten nya dapat di akses lebih banyak untuk pengguna, perpustakaan digital yang efektif mengembangkan berbagai macam layanan untuk membantu pengguna menemukan, memahami, dah menggunakan berbagai macam konten yang tersedia. Dalam bentuk nya yang digital, perpustakaan memiliki potensi untuk tidak hanya meniru layanan yang disediakan oleh  perpustakaan tradisional,  tapi juga memperbaiki, dan memperluasnya dengan memanfaatkan berbagai macam perangkat.

Salah satu area layanan yang dapat di perluas oleh perpustakaan digital adalah dengan cara mengintegrasikan dan menyeleksi kontribusi pengguna.  Perpustakaan digital memperbolehkan kontibusi pengguna dalam hal pengiriman sumber-sumber koleksi elektronik yang membutuhkan pemasukan data dan prosedur verifikasi seleksi kiriman dari pengguna. Kontribusi ini dapat meningkatkan nilai dan jumlah dari koleksi perpustakaan digital secara cepat.

Fasilitas browsing dan pencarian  memungkinkan pengguna untuk menemukan sumber informasi di dasarkan pada fitur seperti judul, penulis, subyek, atau pun kata kunci, tapi seiring perkembangan perpustakaan digital, menemukan sumber infornmasi secara spesifik di perpustakaan digital yang berkembang akan menjadi lebih sulit, karena banyak nya subyek atau pun kata kunci yang saling bertautan.

Perpustakaan yang memiliki koleksi virtual, dapat membatu pengguna nya dalam beberapa cara, antara lain adalah dengan menyediakan fasilitas pencarian sederhana, bagi pengguna yang memiliki kesulitan menggunakan fasilitas pencarian, dan fasilitas pencarian kompleks, yang menggabungkan beberapa kata yang menjadi kunci pencarian (misal: judul dan subyek).

Arsip Digital 

Arsip dibedakan dengan data perpustakaan dalam beberapa cara, secara tradisional arsip didefinisikan sebagai :

·         Mengandung sumber utama dari informasi (biasa nya surat dan kertas kerja yang dihasilkan oleh individu atau organisasi), dibandingkan dengan sumber skunder yang ditemukan diperpustakaan (buku, dsb).

·         Memiliki konten yang terorganisir berdasarkan group di banding dengan data individual. Dimana buku di perpustakaan di katalog kan berdasarkan individu. Item di arsip akan di group kan berdasarkan group (individu atau organisasi yang membuatnya)

·         Memiliki isi yang unik, dimana buku yang sama bisa ditemukan diberbagai mcam perpustakaan, salinan pada arsip biasa nya hanya satu-satunya dan tidak dapat ditemukan dilokasi lain kecuali, tempat dimana arsip tersebut diletakan.

Teknologi yang digunakan untuk membuat perpustakaan digital telah menjadi lebih revolusioner setelah meruntuhkan definisi kedua dan ketiga dari aturan umum di atas, penggunaan mesin pencari (search engine) , pengenalan karakter optik, dan metadata memunginkan salinan digital dari item individu (seperti surat) untuk bisa di katalog kan, dan kemampuannya untuk mengkases secara remotesalinan digital, telah menghilangkan keperluan dari kebutuhan fisik ke arsip tertentu, ke satu pencarian salinan secara khusus. 

Trend Layanan berbasis  Teknologi Informasi di Perpustakaan

Layanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan, kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih manusiawi.

Layanan diperpustakaan secara teknis terbagi kedalam 3 kategori

1. Layanan Teknis, layanan ini biasanya berupa pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, serta menginformasikan bahan pustaka yang telah diolah, serta ketersediaan berbagai fasilitas penunjang lainnya.
2. Layanan Pemakai,  biasanya layanan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan yaitu: Sirkulasi, Skirpsi, Referensi, Reserve, OPAC,  Internet, Multi Media dan lain sebagainya

Layanan Administrasi, layanan administrasi terdiri dari dua kategori, yaitu layanan untuk administrasi perpustakaan/staf perpustakaan dan administrasi untuk pengguna perpustakaan, jenis layanan biasa nya berupa surat menyurat dan pengarsipan dokumen.

Beberapa aplikasi mulai melengkapi jenis layanan dari perpustakaan, jenis dan layanan yang berbasis teknologi informasi di perpustakaan biasanya didasarkan pada model dan prosedur manual yang telah ada sebelumnya. Pengunaan teknologi informasi di perpustakaan pada akhirnya sangat menunjang layanan perpustakaan itu sendiri, antara lain mempercepat waktu untuk mendapatkan koleksi atau pun layanan sirkulasi yang lebih cepat dan akurat. Beberapa titik layanan perpustakaan yang mulai menggunakan perangkat TI antara lain :

1. OPAC Merupakan singkatan dari Online Public Access Catalog, OPAC adalah katalog elektronik yang biasa digunakan oleh pengguna untuk mengetahui keberadaan suatu koleksi
2. Sirkulasi, Biasanya berupa proses peminjaman, perpanjangan  dan pengembalian koleksi perpustakaan serta pembayaran denda keterlambatan
3. Pengadaan/Pengolahan bahan koleksi Proses in out dan edit data koleksi perpustakaan biasanya dilakukan di bagian pengadaan dan pengolahan, pada sebuah sistem informasi perpustakaan yang menggunakan perangkan personal computer biasanya proses ini dilakukan secara lektronik
4. Digital Library, Digital Library atau perpustakaan digital adalah perpustakaan yang menyediakan layanan penelusuran data full text atau secara utuh akan tetapi dalam bentuk format elektonik.
5. Administrasi, Pendaftaran dan surat bebas perpustakaan
6. Internet, Layanan ini dibutuhkan oleh pengguna untuk mencari informasi mengenai berbagai subjek ilmu pengetahuan yang dibutuhkannya
7. Hot Spot, Hot Spot ini berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan sarat memiliki LAN Card Wireless.

Menyimak bahwa teknologi informasi mulai merambah perpustakaan, perpustakaan juga harus senantiasa mampu mengantisipasi berbagai perkebangan jaman, terutama penggunaan teknologi informasi, berbagai perangkat penunjangnya, termasuk juga antisipasi akan penggunaan berbagai alat/mesin yang mungkin digunakan oleh pengguna perpustakaan.

Oleh karena nya berbagai fasilitas untuk menunjang proses akselerasi tansfer ilmu pengetahuan di perpustakaan harus disediakan dan dapat dipergunakan oleh penggunaLayanan pendukung lainnya juga harus senantiasa menjadi pertimbangan untuk mendudukan pengguna sebagai subjek dari layanan perpustakaan, kebanyakan dari Pustakawan sebenarnya hanya berorientasi melaksanakan pekerjaan saja ketika melayani pengguna sehingga tidak muncul inisiatif-inisiatif untuk memperbaiki layanan di perpustakaan.

Ketakutan akan suatu proses  atau hal yang baru seharusnya menjadi pemicu pustakawan untuk dapat lebih mengoptimalkan pelayanan, bukan takut akan perubahan itu sendiri. Inisiatif jelas dibutuhkan untuk memperbaiki layanan,  inisiatif itu sendiri sebenarnya bisa datang dari siapa saja, tapi pada praktisnya banyak inisiatif yang tidak dapat dijalankan karena pengaruh ego.

---

[1]  William/Sawyer: Using Information Technology Edisi 7 Hlm.  4 Penerbit: Andi, Yogyakarta, 2007