Sahabat Perpustakaan di Perguruan Tinggi

Abstrak

Sahabat perpustakaan atau friends of libraries  (disingkat FOL) adalah organisasi sosial non profit yang dibentuk untuk mendukung perpustakaan, Terciptanya hubungan antara perpustakaan dan komunitas nya yang dijembatani oleh sahabat perpustakaan memberikan banyak kontribusi positif yang pada akhirnya akan dirasakan oleh kedua belah pihak, dimana pada akhirnya banyak bantuan yang akan diperoleh perpustakaan dan komunitas dapat memanfaatkan nya secara bersama-sama dalam bentuk layanan, fasilitas dan program perpustakaan yang lebih baik lagi. Sahabat perpustakaan di perguruan tinggi secara konsep bisa didirikan untuk menyediakan alumni, dosen, mahasiswa, orang tua dam civitas akademik perguruan tinggi lainnya dengan sebuah kesempatan untuk dapat mengetahui lebih lanjut tentang layanan perpustakaan. 

Sahabat dalam bahasa indonesia berarti teman yang dekat, seseorang yang anda kenal baik dan memperhatikan anda dengan kasih sayang dan rasa percaya, semua orang memerlukan sahabat, dan menetapkan persahabatan sebagai kebutuhan  dan minat yang sama. Persahabatan menetapkan seseorang untuk mau berkorban memberikan waktu dan usaha nya untuk memelihara hubungan pribadi ini, dan biasa nya pula kita memiliki sahabat yang berbeda untuk alasan dan keperluan yang berbeda pula.

Perpustakaan pun memerlukan sahabat, kelompok sahabat perpustakaan merupakan jawaban dari kebutuhan tersebut.  Hubungan antara perpustakaan dengan sahabat perpustakaan yang didirikan oleh komunitas yang perduli pada perpustakaan. Sahabat perpustakaan memiliki tujuan yang pasti dalam membantu perpustakaan memberikan pelayanan terbaik, dan menjadi penghubung antara perpustakaan dengan komunitasnya, dan semuanya bisa dimulai dengan membentuk dewan perpustakaan.

Sahabat perpustakaan atau friends of libraries  (disingkat FOL) adalah organisasi sosial non profit yang dibentuk untuk mendukung perpustakaan.  Sahabat perpustakaan seringkali terlibat dalam hal pencarian dana, advokasi, kegiatan sukarela, kampanye kesadaran masyarakat dan program literasi [1]. Sahabat perpustakan ini banyak diadopsi oleh perpustakaan-perpustakaan publik di Amerika Serikat. Keanggotannya sendiri biasa nya berasal dari komunitas yang perduli pada perpustakaan. FOL di Amerika Serikta di dukung oleh sebuah divisi dari American Library Association yang diberinama United for Libraries USA yang didirikan pada tahun 2009.

Sebenarnya tidak ada yang tahu pasti kapan komunitas FOL atau friends of libraries  ini pertama kali didirikan, tapi hampir semua perpustakaan publik di Amerika sepakat bahwa hubungan antara perpustakaan publik dan sahabat nya itu terinspirasi oleh kemurahan Andrew Carnegie’s[2] untuk masyarakat Amerika Serikat.

Manfaat yang Mungkin didapat dari Sahabat Perpustakaan

Banyak manfaat yang mungkin didapatkan dari sahabat perpustakaan, tapi sebelum anda memulai kelompok sahabat perpustakaan, anda harus menentukan  misi utama dan fungsi dari kelompok ini. Penentuan misi dan fungsi dari kelompok ini akan melibatkan dewan perpustakaan, staf perpustakaan, komunitas dimana perpustakaan berada, untuk berdiskusi dan berkomitmen di dalam kegiatan ini. Beberapa manfaat yang akan diperoleh perpustakaan dan komunitas nya antara lain :

·         Meningkatnya apresiasi (penghargaan) untuk perpustakaan

·         Pemahaman yang lebih baik dari fungsi dan operasional perpustakaan

·         Memperluas layanan dan program dengan bantuan para sukarelawan

·         Koleksi baru, sumbangan dan hadiah

·         Kampanye yang lebih aktif untuk meningkatkan pendanaan perpustakaan yang akan digunakan untuk membeli material perpustakaan dan peralatan

·         Dukungan yang besar untuk permasalahan dan tantangan yang mungkin dihadapi oleh perpustakaan

·         Keterlibatan komunitas untuk kemajuan perpustakaan

Terciptanya hubungan antara perpustakaan dan komunitas nya yang dijembatani oleh sahabat perpustakaan memberikan banyak kontribusi positif yang pada akhirnya akan dirasakan oleh kedua belah pihak, dimana pada akhirnya banyak bantuan yang akan diperoleh perpustakaan dan komunitas dapat memanfaatkan nya secara bersama-sama dalam bentuk layanan, fasilitas dan program perpustakaan yang lebih baik lagi.

Meskipun demikan, ketika kelompok sahabat perpustakaan terbentuk, tidak mungkin semua manfaat yang disebutkan diatas akan dapat diperoleh dengan segera, kelompok perlu menentukan prioritas dan mencapai tujuannya. Seiring dengan berjalannya waktu kelompok sahabat perpustakaan akan dapat menemukan bentuk nya.

Memulai Sahabat Perpustakaan

Memulai sahabat perpustakaan dapat didasarkan pada kebutuhan dan hasil analisa yang matang, keputusan untuk memulai sahabat perpustakaan dapat dimulai dengan membentuk dewan perpustakaan, dan diskusi-diskusi yang dilaksanakan bersama staf dan komunitas yang perduli akan keberadaan perpustakaan. Pembentukan kelompok sahabat perpustakaan ini akan memberikan peluang baru untuk dukungan dan jangkauan perpustakaan yang lebih banyak ke komunitas (masyarakat pengguna) perpustakaan. Kelompok sahabat perpustakaan bisa terdiri dari sekelompok sukarelawan yang memiliki antusias untuk kemajuan perpustakaan.

Dukungan administrasi diperlukan untuk menjaga eksistensi kelompok sahabat perpustakaan ini, aktivitas yang tidak terencana dengan baik hanya akan menghasilkan kekisruhan yang berulang-ulang, dukungan administrasi yang baik dapat mengeliminasi hal tersebut. Dukungan administrasi dapat membantu kelompok sahabat perpustakaan ini untuk :

·         Menjadwalkan dan melaksanakan pertemuan

·         Mendesain surat kabar, pengumuman, brosur, dan jenis publikasi lainnya

·         Menyiapkan kebutuhan surat menyurat

·         Membuat dan melakukan perawatan website

·         Membuat sebuah sistem finansial dan pencatatan anggota,

·         Menjalin komunikasi dengan surat, email, fax, atau pun telepon.

·          

Semua kegiatan ini memerlukan dukungan administasi dasar, kegiatan seperti ini bukan hal yang biasa dilakukan oleh perpustakaan, setidak nya pada awal-awal pembentukan kelompok sahabat   perpustakaan ini.  Singkatnya sebelum membentuk kelompok sahabat perpustakaan ini harus dipertimbangkan mengenai bagaimana kebutuhan administrasi dan dukungan administrasi bagi kelompok ini.

Kebutuhan nantinya akan berupa ruangan, peralatan komputer,  telepon, dan berbagai kebutuhan surat menyurat lainnya. Semua nya harus dipertimbangkan secara matang karena menyangkut kesiapan dan kesanggupan perpustakaan untuk memulai hadirnya kelompok sahabat perpustakaan ini.  Selain itu juga dibutuhkan pemahaman yang baik kepada staf perpustakaan mengenai eksistensi kelompok ini.

Meskipun kelompok ini “mungkin” akan mengambil beberapa jatah pekerjaan staf perpustakaan, akan tetapi penting bagi perpustakaan untuk membantu eksistensi kelompok ini. Seorang staf perpustakaan mungkin diperlukan sebagai peghubung antara perpustakaan dengan kelompok ini. Kepala perpustakaan juga diharuskan mempertahankan keterlibatan dalam kelompok ini, semisal dengan memberikan motivasi seseorang untuk menjadi sukarelawan kelompok sahabat perpustakaan, dan terlibat dalam diskusi-diskusi yang mungkin diadakan kelompok.

Tujuan utama dari kelompok sahabat perpustakaan ini  adalah penggalangan dana yang dapat digunakan untuk membantu perpustakaan menjadi lebih baik dari sebelumnya, meskipun demikian dana tidak akan tersedia ketika pertama kali kelompok ini didirikan. Modal akan diperlukan dan sumber dari pendanaan ini merupakan pertimbangan yang harus diperhitungkan

Menjalin Hubungan dengan Sahabat Perpustakaan

Kelompok sahabat perpustakaan menetapkan tujuannya sendiri, sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perpustakaan. Hal ini merupakan tanggung jawab dari dewan perpustakaan untuk bekerja sama dengan sahabat perpustakaan, mendorong mereka, dan menginformasikan tentang kebijakan dan program perpustakaan. Bagian dari program berbagi informasi ini adalah mungkin dengan mengundang pengamat dari kelompok sahabat perpustakaan ke pertemuan dewan perpustakaan.  Pada gilirannya nanti dewan harus senantiasa mendapatkan informasi dari setiap program yang dilakukan oleh kelompok sahabat perpustakaan.

Dewan perpustakaan menunjuk salah seorang dari anggota mereka untuk bertindak sebagai penghubung antara dewan perpustakaan dan sahabat perpustakaan. Dewan dan setiap anggota dewan secara individu secara pribadi harus menghindari untuk mendominasi kelompok. Kelompok sahabat perpustakaan secara independen harus bebas memilih dan menentukan cara yang lebih efektif untuk mendukung perpustakaan, atau pun untuk menggalang dukungan komunitas (masyarakat) untuk perpustakaan.

Peran penting dan dukungan lainnya dari kelompok ini berkisar dalam upaya meningkatkan dan memperkaya perpustakaan sebagaimana tercermin dalam kegiatan mereka yang beragam, beberapa contoh nya adalah seperti berikut ini :

·         Membantu dengan layanan: bertindak sebagai pemandu wisata dalam perpustakaan, membantu dengan proyek-proyek orang berkebutuhan khusus, melakukan jam cerita, mengembangkan brosur yang menarik, memberikan beasiswa dan bantuan untuk staf, fungsi khusus perpustakaan lansekap dan pemeliharaan, memasok dan mengatur pameran

·         Mempublikasi kan layanan perpustakaan: menginformasikan layanan non-pengguna perpustakaan, menarik perhatian komunitas pada perpustakaan sebagai titik fokus  pendidikan, rekreasi, dan sosial, berbicara pada pertemuan dan individu tentang layanan, program, kegiatan, sumber daya, dan kebutuhan perpustakaan

·         Penggalangan dana khusus: seperti pertemuan dengan penulis, acara musik, rumah wisata, penjualan buku, bazzar, pertunjukan seni, dan bergai jenis kegiatan lainnya

·         Bantuan lainnya : komunikasi legislatif untuk kota/senat akademik, atau siapa pun yang mengatur tentang kewenangan, kampanye untuk pemerliharaan bangunan, pendirian bangunan baru, dan lain sebagainya

·          

Ketika sahabat perpustakaan membantu perpustakaan dengan bantuan dan kerja sama dari dewan perpustakaan, pustakawan, dan staf,  semuanya harus memiliki bagian dalam membahas kebutuhan yang mungkin menjadi subyek kerja dari sahabat perpustakaan.  Sahabat perpustakaan tidak dapat mengharapkan staf untuk dapat selalu meluangkan waktu nya untuk membantu project yang tengan dikerjakannya karena keterbatasan waktu. Dewan perpustakaan dan staf harus membicarakan dan menentukan berapa banyak waktu, uang dan tenaga yang dapat disediakan untuk membantu sahabat perpustakaan.

Kepala perpustakaan (direktur) dan dewan perpustakaan memutuskan apakah kelompok sahabat perpustakaan dibutuhkan atau tidak, meskipun demikian biasanya ada komunitas (masyarakat) yang menyarankan pembentukan kelompok sahabat perpustakaan, dewan perpustakaan dan staf perpustakaan tidak boleh bertugas di kelompok sukarelawan ini untuk menghindari kemungkinan konflik dan tuduhan kepentingan.

Sahabat Perpustakaan di Perguruan Tinggi

Perpustakaan merupakan perangkat penunjang perguruan tinggi untuk dapat mencapai Tri Darma Perguruan Tinggi, sesuai dengan fungsi nya  dibidang edukatif, riset, informatif dan administratif, meskipun demikian banyak perpustakaan perguruan tinggi yang masih terbengkalai akibat kurang nya perhatian civitas akademika pada perpustakaan. Kelompok sahabat perpustakaan diperguran tinggi mungkin menjadi solusi tentang bagaimana pada akhirnya perpustakaan mendapatkan perhatiannya dan memiliki tempat yang layak diperguran tinggi yang bersangkutan.

Sahabat perpustakaan di perguruan tinggi secara konsep bisa didirikan untuk menyediakan alumni, dosen, mahasiswa, orang tua dam civitas akademik perguruan tinggi lainnya dengan sebuah kesempatan untuk dapat mengetahui lebih lanjut tentang layanan perpustakaan, koleksi dan berbagai fasilitas yang ada di perpustakaan dan menjadi terlibat dalam lembaga yang dicintai nya.

Kelompok sahabat perpustakaan di perguruan tinggi dapat berdiri sebagai organisasi non profit yang terdiri dari dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan, orang tua mahasiswa, atau pun civitas akademika lainnya yang perduli dan memiliki itikad dalam hal membangun dan memajukan perpustakaan, sahabat perpustakaan dapat membantu perpustakaan dalam hal penggalangan dana, mempublikasi kan layanan perpustakaan, atau pun memberikan bantuan legislatif pada senat akademik mengenai eksistensi perpustakaan di perguruan tinggi yang bersangkutan.

Kelompok ini dapat menjadi jembatan penghubung antara civitas akademik dengan perpustakaan, dengan berbagai kampanye tentang perpustakaan.  Beberapa perlakuan khusus mungkin bisa diberikan oleh perpustakaan pada sahabat perpustakaan antara lain adalah dengan memberbolehkan tambahan pinjaman koleksi, akses terbatas kepada beberapa fasilitas perpustakaan lainnya.

Sahabat perpustakaan bisa menjadi bagian integral dari layanan dan misi perpustakaan, waktu tenaga dan finansial yang disediakan untuk mendukung perpustakaan dapat membantu memperkaya khasanah pengetahuan yang disediakan oleh perpustakaan. Berbagai aktivitas dan acara mungkin dilakukan sebagai bagian dari aktivitas kampanye perpustakaan untuk dapat lebih dikenal dan dicintai oleh masyarakata (komunitas) nya.

Daftar Pustaka

Pollack, Miriam. (2008).   Friend of The Library. [Online]. Tersedia: http://cpladvocates.org/included/docs/FOL_answers_to_key_questions.pdf   [10 Desember 2014]

http://libraries.idaho.gov/page/working-relationship-friends-library

 http://www.wikipedia.org